CITY GUIDE FM, KOTA BATU – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu mulai menguji coba layanan kearsipan keliling bertajuk LA IKI SIP, singkatan dari Layanan Informasi dan Kegiatan Kearsipan. Program ini bertujuan mendekatkan pelayanan digitalisasi arsip kepada masyarakat melalui sistem jemput bola hingga ke tingkat desa dan kelurahan.
Sekaligus memudahkan masyarakat mengalihmediakan dokumen penting keluarga dari bentuk fisik (hard copy) menjadi dokumen digital (soft copy). Kepala Bidang Perpustakaan Disperpusip Kota Batu Abdul Rais mengatakan pada tahap awal, pihaknya menggandeng Pemerintah Desa Sidomulyo sebagai lokasi pilot project.
“Ini memang masih uji coba pelaksanaannya. Sementara kita sedang bekerja sama dengan Desa Sidomulyo. Tujuannya, LA IKI SIP ini menjadi semacam pelayanan arsip keliling,” kata Abdul Rais, Selasa (21/7/2026).
Dalam pelaksanaannya, petugas akan mendatangi lokasi yang telah disiapkan pemerintah desa, seperti balai desa. Warga cukup membawa dokumen penting yang ingin didigitalisasi. Kemudian petugas akan melakukan proses pemindaian (scan) di lokasi.
Dokumen yang dapat dialihmediakan melalui layanan ini antara lain akta kelahiran, surat nikah, ijazah, hingga berbagai dokumen kearsipan penting lainnya. Selain melalui layanan keliling di desa, masyarakat juga tetap dapat mengajukan digitalisasi arsip secara mandiri dengan datang langsung ke Kantor Disperpusip Kota Batu.
Salinan dokumen digital akan tersimpan di arsip daerah
Abdul Rais mendorong masyarakat untuk memiliki salinan digital dokumen penting keluarga sebagai langkah antisipasi apabila dokumen asli hilang atau rusak. Melalui program alih media arsip keluarga, warga dapat mengubah dokumen fisik (hard copy) menjadi arsip digital (soft copy) yang tersimpan dalam sistem kearsipan pemerintah daerah.
Ia mengatakan keberadaan arsip digital akan memudahkan masyarakat saat membutuhkan penerbitan kembali dokumen asli yang hilang atau rusak.
“Masyarakat punya hard copy-nya, kita bantu punya soft copy-nya. Jadi sewaktu-waktu kehilangan atau ada musibah seperti kebakaran, proses penerbitan kembali dokumen asli akan jauh lebih mudah. Karena arsip digitalnya sudah ada di kita,” ujar Abdul Rais.
Ia memastikan seluruh dokumen digital terjaga kerahasiaannya. Pengelolaan arsip dilakukan secara profesional oleh Disperpusip sesuai tugas dan fungsi sebagai lembaga kearsipan daerah.
Ke depan, pihaknya juga akan menyelaraskan pengelolaan arsip digital masyarakat dengan instansi perangkat daerah lainnya. Termasuk berkoordinasi dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu untuk mendukung integrasi data kependudukan.
Editor: Intan Refa
